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會議策劃組織接待方案
信息編號:1143 發布日期:2011/8/26 更新日期:2011/10/28 人氣:統計中…

 一、 會前準備

 1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決?

 2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果?會議準備做出什么樣的決定?準備取得什么的行動方案?

 3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組. 限定每個項目的商議時間。

 4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多,將其要點摘錄出來。

 5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

 6、根據要討論的問題限定與會人員。

 7、在正式開會之際,查看一下是否有新的信息。如果有,需簡要告訴大家。

 二、會議期間控制

 1、敘述會議的目的。

 2、核對并記錄與會者。

 3、根據議事日程順序提出每個項目,然后進行討論,征求有關與會者的意見。

 4、給每一個人表述自己意見的機會。

 5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上,應及時引導到議題本身。

 6、如果討論變得復雜,出現各種不同的見解時,你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。

 7、堅持預定的時間,不要拖延。

 8、在每個項目討論結束后加以概括,以便決策或達成結論。

 9、在會議結束時,對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論,可以推遲到下一次會議。
 10、確定下次會議的議題和時間。

 三、會后工作

 1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
 2、根據會議,對執行進行監督和檢查。

 會議接待流程23條

會前工作:

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

會中工作:

9、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料,來客接待。

11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作:

20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作

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